BẢNG MÔ TẢ CHỨC NĂNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ NHÀ THUỐC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NHÀ THUỐC

V3 SERVER_LIFE

Hình 1

I. KHAI BÁO DANH MỤC

Lưu ý: Cột Mã đối tượng không dùng tiếng Việt có dấu hoặc có khoảng trắng.

Khi chương trình hoạt động cần có một vài thông tin về các đối tượng pháp nhân, nhân viên, nhà cung cấp… do đó bạn cần tạo các danh mục cần thiết như:

A. Danh mục đối tượng pháp nhân

Hình 2

1 Danh mục nhóm đối tượng pháp nhân

Hình 3

Dùng để cập nhật thêm mới các nhóm đối tượng như: nhóm nhà cung cấp, nhóm cửa hàng.

Chọn nhóm cần thêm mới và nhấn nút Thêm mới. Nhấp chuột vào dòng cuối và điền thông tin vào (lưu ý: cột Mã đối tượng không dùng tiếng Việt có dấu).

Để sửa đổi thông tin các nhóm nhấn nút Sửa đổi .

Nhấn nút Ghi lại để lưu thông tin vừa thêm, hay sửa, ngược lại nếu không nhấn nút Bỏ qua.

Chọn dòng cần xóa và nhấn nút Xóa bỏ khi có nhu cầu.

Biểu tượng để xuất dữ liệu hiện hành ra file Excel.

2 Danh mục nhà cung cấp

Tùy theo loại đối tượng mà bạn cần phân nhóm hay không! Nếu có phân nhóm thì Combo chọn nhóm sẽ cho phép bạn chọn.

Hình 4

Nút Lấy danh sách (1): Lấy lại thông tin đã tạo trước.

Nút Đổi nhóm (3): Chọn đối tượng và bấm vào nút Đổi nhóm để đổi nhóm hay cập nhật một nhóm đối tượng đã có sẵn.

Nút Thêm nhóm mới (2): dùng để thêm mới nhóm. Form thêm nhóm xuất hiện, nhập thông tin Mã nhóm, tên nhóm và chọn nút Ghi lại để cập nhật nhóm mới. Nút Thoát để đóng form này lại.

Hình 5

Nút Tạo mới (4): dùng để thêm mới thông tin của nhà cung cấp thuộc nhóm NCC nào đó. Điền thông tin nhà cung cấp mới và nhấn nút Cập Nhật để lưu lại thông tin.

Hình 6

Nút Sửa đổi (5): dùng để sửa đổi thông tin nhà cung cấp. Sau khi thay đổi thông tin chọn nút Ghi lại để cập nhật. (Mã nhà cung cấp không thể sửa đổi)

Nút Xóa bỏ (6): dùng để xóa thông tin của dòng đang chọn trên lưới. (lưu ý: thông tin sẽ không xóa được nếu nhà cung cấp đó đã có chi tiết công nợ.

Nút Xem in (7): in báo cáo danh mục Nhà cung cấp.

3 Danh mục cửa hàng trưởng

Hình 7

Tương tự như phần danh mục nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo các thao tác để thêm thông tin của các cửa hàng trưởng các hiệu thuốc.

Chú ý: Để tạo được hiệu thuốc, kho thuốc anh, chị phải khai báo danh sách cửa hàng trưởng trước.

4 Danh mục hiệu thuốc, kho thuốc

Hình 8

Tương tự thao tác thêm mới thông tin như các danh mục trên.

5 Danh mục nhân viên

Hình 9

Liệt kê thông tin các nhân viên trong công ty và các hiệu thuốc. Các thao tác để thêm mới, sửa đổi thông tin nhân viên bạn có thể tham khảo các danh mục trên.

6 Danh mục toa-Bác sĩ: Lấy thông tin của bác sĩ khi bệnh nhận đến mua thuốc theo đơn thuốc.

Hình 10

Để thêm mới một đơn vị hàng anh, chi chọn nút Thêm mới, nhấp chuột tại dòng cuối, điền thông tin của đơn vị hàng đó, và check vào ô ở cột đơn vị cuối để xác nhận đơn vị đang sử dụng. Chọn nút Ghi lại để lưu thông tin.

Hình 12

2 Danh mục thuốc

Form danh mục được chia làm 2 phần: form nhóm thuốc, và form thông tin thuốc.

Hình 13

Form Nhóm hàng: Phân thuốc trong danh mục thuộc nhóm tương ứng để dể quản lý. Thêm mới một nhóm thuốc chọn nút Thêm nhóm. Điền thông tin Mã nhóm và tên nhóm sau đó nhấn nút Ghi lại để lưu nhóm mới vào danh mục (lưu ý: Mã nhóm tối đa 20 ký tự và không ghi có dấu tiếng Việt)

Hình 14

Form thông tin thuốc hiện chi tiết thông số các thuốc. Khi thêm mới hoặc sửa đổi một thuốc bất kỳ nhấn nút Thêm mới , hoặc nút Sửa đổi chương trình xuất hiện form tương ứng.

Hình 15

Nhập thông tin của thuốc mới và nhấn nút Cập nhật để đưa vào danh mục.

Để tìm kiếm thông tin của mặt hàng, bạn nhập dữ liệu vào các ô như Nhóm thuốc, mã số, biệt dược… hình 16.

Hình 16

Biểu tượng để xuất dữ liệu ra file Excel hoặc nạp danh mục hàng hóa từ Excel,cập nhật giá.

Hình 17

Chọn dòng thông tin thuốc và nhấn nút Khai báo đơn vị được dùng để khai báo đơn vị chuẩn, đơn vị tính lớn hơn, nhỏ hơn và số lượng trên đơn vị chuẩn. (ví dụ: đơn vị chuẩn của mặt hàng (như hình 18) là GÓI, thì khi khai báo đơn vị lớn hơn là hộp và số lượng là 100 gói/hộp)

Hình 18

Chọn thông tin của một loại thuốc và nhấn nút Thuốc tương đương để đưa thông tin một loại thuốc có công dụng tương đương với loại thuốc đang được chọn.

Nhấp chuột vào ô biệt dược, chọn biểu tượng để chương trình liệt kê các loại thuốc có trong danh mục và bạn chọn loại thuốc phù hợp để khai báo.

Sau khi chọn loại thuốc tương đương nhấn nút cập nhật để chương trình đưa thông tin vào dữ liệu.

Hình 19

Nút Tìm kiếm: Check chọn các ô thông tin cần tìm kiếm thuốc và nhấn nút Tìm để chương trình lọc dữ liệu theo điều kiện đó.

Hình 20

C. Tìm kiếm thông tin thuốc

Hình 21

Check chọn ô thông tin cần tìm kiếm như Tên thuốc, hoạt chất, nhóm thuốc… và điền một số thông tin tương ứng sau đó nhấn nút Tìm để chương trình lọc dữ liệu theo điều kiện đó.

D. Các danh mục khác

I Danh mục tiền tệ:

Trong phần Menu Hệ thống -> Cài đặt ban đầu, chương trình có mục Quy định tiền tệ dùng để quy định các loại tiền mà công ty sử dụng. Thì ở phần danh mục tiền tệ này chúng ta sẽ cập nhật giá cho các loại tiền tệ đó. Gồm có 2 phần cần cập nhật đó là Các loại tiền tệ và tỉ giá các loại đó.

Hình 22

II Danh mục chi phí: dùng để liệt kê, thêm mới các khoản chi phí của công ty.

Hình 23

III. Danh mục thành phố/ tỉnh

Hình 24

Nhấn nút Thêm mới, và điền thông tin ở dòng cuối sau đó nhấn nút Ghi lại để thêm vào danh mục.

Các nút sửa đổi, xóa bỏ dùng để sửa hay xóa thông tin.

IV. Danh mục tình trạng hàng:

Nhấn nút Thêm mới, và điền thông tin ở dòng cuối, check chọn vào ô tình trạng được phép bán nếu là hàng bán được, sau đó nhấn nút Ghi lại để thêm vào danh mục.

Các nút sửa đổi, xóa bỏ dùng để sửa hay xóa thông tin.

Hình 25

II. NHẬP HÀNG HỆ THỐNG

Sau khi đã tạo xong các danh mục nhóm thuốc, danh mục thuốc ở phần danh mục. Chúng ta tiếp tục làm việc với phần Nhập xuất để đưa thông tin các mặt hàng, số lượng, giá thành vào chương trình.

A. Nhập hàng tồn đầu

Khi chương trình được đưa vào ứng dụng thì ở tại các cửa hàng đã có một số lượng hàng hóa thực tế có sẵn. Chúng ta dùng chứng từ này để nhập hàng cho các mặt hàng đó.

Từ chương trình chính bạn nhấp chuột vào biểu tượng để vào Form Nhập xuất. Sau khi bạn nhấp chuột chương trình hiện lên Form như hình:

Hình 26

Quy trình dữ liệu của Form Nhập xuất tồn đầu gồm có:

A.1 Thông tin chứng từ:

v Ngày nhập: Chương trình sẽ tự động lấy theo ngày hiện hành của máy tính.

v SCT: Chương trình cũng tự phát sinh số hóa đơn, nếu người dùng có nhu cầu tự tạo số hóa đơn của mình thì cũng có thể điền thông tin chứng từ riêng của mình.

v Loại CT: Chọn chứng từ Nhập hàng tồn đầu

v Nhập số Seri, mẫu số hóa đơn, và số hóa đơn vào các ô tương ứng.

v Đơn vị cấp hàng: chọn Hàng tồn kho của công ty.

v Đơn vị nhập hàng: cửa hàng hoặc kho đang được nhập hàng.

Nếu Đơn vị cấp hàng hoặc Đơn vị nhập hàng không có sẵn, bạn có thế nhấp chuột vào biểu tượng để thêm nhanh Đơn vị cấp hàng hoặc Đơn vị nhập hàng. Sau khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng trên, chương trình hiện lên From như hình 27 sau:

Hình 27

Để thêm được đối tượng đơn vị Đơn vị cấp hàng hoặc Đơn vị nhập hàng bạn làm theo các bước sau:

1. Thuộc nhóm: Bạn chọn đối tượng sắp thêm thuộc nhóm nào trên ô này. Nếu đối tượng đó chưa có trong danh mục các nhóm sẵn có bạn có thể thêm mới nhóm đối tượng bằng cách. Nhấp chuột vào biểu tượng trên ô Thuộc nhóm. Chương trình hiện lên Form như:

Hình 28

Bạn nhập mã nhóm đối tượng cần thêm vào ô Mã nhóm.

Bạn nhập tên nhóm đối tượng cần thêm vào ô Tên nhóm.

Nhấp chuột vào nút Ghi lại để chương trình lưu lại việc thêm nhóm mới.

Làm lại như trên nếu bạn muốn thêm nữa.

Nhấp chuột vào nút Thoát để thoát khỏi form này.

2. Tiếp tục nhập thông tin các mục còn lại chọn nút Cập nhật để lưu lại đối tượng mới được thêm mới.

A.2 Chi tiết phiếu nhập hàng:

Hình 29

v Chọn nhóm hàng, mã hàng cần nhập: khi chọn nhóm hàng cần nhập, chương trình sẽ lọc tất cả các mã hàng của nhóm đã được khai báo trong phần danh mục.

Biểu tượng bên cạnh Đơn vị tính dùng để thêm một mặt hàng mới chưa có trong danh mục.

Hình 30

Mã thuốc: Bạn nhập vào Mã thuốc của mặt hàng mới. (Mã thuốc không được trùng, và không có dấu tiếng Việt)

Tên thuốc: Chương trình tự động phát sinh tên hàng dựa vào mã hàng, bạn có thể sửa đổi tên của mặt hàng trên ô này nếu muốn.

Đơn vị chuẩn: Bạn chọn đơn vị tính cho mặt hàng mới (đơn vị thường xuyên được sử dụng để bán hàng).

Hãng sản xuất: Thông tin của hãng sản xuất của biệt dược đang thêm mới.

Mã Nhóm: Bạn chọn nhóm cho mặt hàng sắp thêm. Nếu mặt hàng bạn muốn thêm không thuộc trong các nhóm có sẵn trên ô Nhóm hàng bạn nhấp chuột vào biểu tượng để thêm nhóm hàng mới.

Hoạt chất: điền thông tin hoạt chất của mặt hàng đang nhập vào.

Quy cách: Bạn nhập vào quy cách (đặt điểm của mặt hàng).

Giá nhập: Bạn nhập vào giá nhập của mặt hàng.

Loại tiền: Bạn chọn loại tiền nhập của giá nhập.

Giá bán: Bạn nhập vào giá bán ra của mặt hàng.

Loại tiền: Bạn chọn loại tiền bán ra cho mặt hàng.

% chiết khấu tối đa, tiền chiết khấu tối đa: Thông tin phần trăm và tiền chiết khấu tối đa của biệt dược.

Hiển thị: Cho biết mặt hàng đang thêm ở tình trạng đang dùng hay không dùng trong kho của bạn.

Cập nhật: Ghi nhận lại việc thêm mới mặt hàng.

Nếu bạn muốn tiếp tục thêm mặt hàng khác thì tiếp tục thực hiện các bước thêm mặt hàng như trên.

Nhấp chuột vào nút Thoát để ra khỏi Form Thêm mới mặt hàng.

Sau khi nhập thông tin cho form thêm mới nhấn nút Cập nhật để lưu thông tin mặt hàng mới thêm vào danh mục.

v Sau khi điền đầy đủ thông tin trên bạn chọn biểu tượng để ghi nhận mặt hàng xuống lưới và tiếp tục nhập các loại mặt hàng khác. Nếu cần sửa đổi thông tin của mặt hàng sau khi đã ghi xuống lưới, bạn chỉ cần chấp chuột vào ô đó để sửa đổi. Nếu muốn xóa bỏ mặt hàng đó, chọn dòng có mặt hàng đó và nhấn phím Delete trên bàn phím máy tính. Đồng thời số hoá đơn trong ô Số CT cũng được xác định (nếu ô Số CT còn trống).

Chương trình sẽ tự động cập nhật tổng số tiền của các mặt hàng ở phiếu nhập này tại dòng Tổng cộng dưới form này.

v Để lưu lại phiếu nhập này chọn nút Lưu phiếu. Nếu bạn nhập các thông tin đầy đủ chương trình sẽ đưa ra câu thông báo như hình 31: Bạn nhấp chuột vào nút Yes nếu bạn muốn lưu xuống, nút No nếu bạn không muốn lưu lại.

Hình 31

Sau khi nhấp chuột vào nút Yes chương trình sẽ đưa ra câu thông báo cập nhật thành công, bạn nhấp chuột vào nút OK.

v Để hủy phiếu đang tạo và tạo phiếu mới chọn nút Làm mới.

v Để in phiếu nhập chọn nút Xem In, check chọn vào ô Lưu và in tự động để chương trình sẽ in phiếu khi bạn bấm nút Lưu phiếu.

v Mọi chi tiết của phiếu nhập sẽ được lưu trữ tại Sổ hàng hóa, bạn có thể tra cứu và sửa sổ hàng nhập vào. Xem và in báo cáo tại Báo cáo -> hàng hóa mua vào .

v Check chọn ô sử dụng mã vạch nếu công ty bạn có sử dụng máy quét mã vạch để nhập hàng (Menu Hệ Thống -> Cài đặt ban đầu -> Thông tin doanh nghiệp -> Qui định chung). Nhấn nút Cập nhật để lưu lại thông tin.

Hình 32

Chương trình thông báo cập nhật thành công, chọn nút Ok và nhấn nút thoát để thoát form này.

v Sau đó, chọn lại form Nhập xuất hoặc nhấn biểu tượng để chương trình cập nhật lại, form nhập xuất sẽ giống hình 33:

Hình 33

Bạn gõ số lượng hàng ở ô số lượng, nhấp chuột vào ô quét mã vạch và quét các mã vạch của mặt hàng, sau đó nhấn phím Enter để ghi xuống lưới.

Các thao tác tương tự như phần nhập hàng không quét mã vạch.

v Mọi chi tiết của phiếu nhập sẽ được lưu trữ tại Menu Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Hóa đơn mua hàng, bạn có thể tra cứu và sửa sổ hàng nhập vào. Xem và in báo cáo tại menu Báo cáo -> Thuốc mua vào.

Lưu ý: Ngoài ra chương trình cũng hỗ trợ nạp hàng tồn đầu bằng file Excel tại form nhập xuất này.

Hình 34

Sau khi chọn loại chứng từ Nhập hàng tồn đầu, đơn vị cấp hàng, đơn vị nhập hàng bạn nhấp chuột phải trên vùng trống của phần chi tiết phiếu nhập hàng và chọn dòng Nhập hàng từ file Excel như hình trên.

Chương trình sẽ hiện lên form như hình dưới

Hình 35

Trước hết, để có file Excel để nạp dữ liệu vào cho chương trình, bạn chọn nút Xuất Excel trên tab Excel mẫu, chọn đường dẫn chứa file mẫu lưu lại. Điền đầy đủ thông tin mặt hàng của bạn vào các cột tương ứng trong file Excel mẫu mấy rồi lưu lại file này.

Hình 36

Sau đó mở lại chương trình phần mềm, chọn nút để đưa đến thư mục chứa file excel dữ liệu và nhấn nút Nạp để đưa thông tin vào form nhập xuất này.

Nhấn nút Lưu phiếu để lưu lại phiếu nhập này.

B. Nhập hàng lô mới

Từ chương trình chính bạn nhấp chuột vào biểu tượng để vào Form Nhập xuất. Sau khi bạn nhấp chuột chương trình hiện lên Form như hình 37:

Hình 37

Chọn chứng từ Nhập lô mới: được chọn khi bạn nhập hàng mới từ một nhà cung cấp đã được khai báo ở danh mục đối tượng - nhà cung cấp.

Quy trình dữ liệu cho chứng từ:

B.1 Thông tin chứng từ:

v Ngày nhập: Chương trình sẽ tự động lấy theo ngày hiện hành của máy tính.

v Loại CT: Chọn chứng từ Nhập lô mới

v Nhập số Seri, mẫu số hóa đơn, và số hóa đơn vào các ô tương ứng.

v Đơn vị cấp hàng: chọn đơn vị nhà cung cấp hàng mà bạn đang nhập.

v Đơn vị nhập hàng: cửa hàng hoặc kho đang được nhập hàng.

Hình 38

Để thêm được đối tượng đơn vị Đơn vị cấp hàng hoặc Đơn vị nhập hàng bạn làm theo các bước sau:

Hình 39

Bạn nhập mã nhóm đối tượng cần thêm vào ô Mã nhóm.

Bạn nhập tên nhóm đối tượng cần thêm vào ô Tên nhóm.

Nhấp chuột vào nút Ghi lại để chương trình lưu lại việc thêm nhóm mới.

Làm lại như trên nếu bạn muốn thêm nữa.

Nhấp chuột vào nút Thoát để thoát khỏi form này.

2. Tiếp tục nhập thông tin các mục còn lại chọn nút Cập nhật để lưu lại đối tượng mới được thêm mới.

B.2 Chi tiết phiếu nhập hàng:

Hình 40

Biểu tượng bên cạnh Đơn vị tính dùng để thêm một mặt hàng mới chưa có trong danh mục.

Hình 41

Mã thuốc: Bạn nhập vào Mã thuốc của mặt hàng mới. (Mã thuốc không được trùng, và không có dấu tiếng Việt)

Tên thuốc: Chương trình tự động phát sinh tên hàng dựa vào mã hàng, bạn có thể sửa đổi tên của mặt hàng trên ô này nếu muốn.

Đơn vị chuẩn: Bạn chọn đơn vị tính cho mặt hàng mới (đơn vị thường xuyên được sử dụng để bán hàng).

Hãng sản xuất: Thông tin của hãng sản xuất của biệt dược đang thêm mới.

Hoạt chất: điền thông tin hoạt chất của mặt hàng đang nhập vào.

Quy cách: Bạn nhập vào quy cách (đặt điểm của mặt hàng).

Giá nhập: Bạn nhập vào giá nhập của mặt hàng.

Loại tiền: Bạn chọn loại tiền nhập của giá nhập.

Giá bán: Bạn nhập vào giá bán ra của mặt hàng.

Loại tiền: Bạn chọn loại tiền bán ra cho mặt hàng.

% chiết khấu tối đa, tiền chiết khấu tối đa: Thông tin phần trăm và tiền chiết khấu tối đa của biệt dược.

Hiển thị: Cho biết mặt hàng đang thêm ở tình trạng đang dùng hay không dùng trong kho của bạn.

Cập nhật: Ghi nhận lại việc thêm mới mặt hàng.

Nếu bạn muốn tiếp tục thêm mặt hàng thì bạn thực hiện các bước thêm mặt hàng như trên.

Nhấp chuột vào nút Thoát để ra khỏi Form Thêm mới mặt hàng.

Sau khi nhập thông tin cho form thêm mới nhấn nút Cập nhật để lưu thông tin mặt hàng mới thêm vào danh mục.

v Sau khi điền đầy đủ thông tin trên bạn chọn biểu tượng để ghi nhận mặt hàng xuống lưới và tiếp tục nhập các loại mặt hàng khác. Nếu cần sửa đổi thông tin của mặt hàng sau khi đã ghi xuống lưới, bạn chỉ cần chấp chuột vào ô đó để sửa đổi. Nếu muốn xóa bỏ mặt hàng đó, chọn dòng có mặt hàng đó và nhấn phím Delete trên bàn phím máy tính. Đồng thời số hoá đơn trong ô Số HĐ cũng được xác định (nếu ô Số HĐ còn trống).

Chương trình sẽ tự động cập nhật tổng số tiền của các mặt hàng ở phiếu nhập này tại dòng Tổng cộng dưới form này.

v Để lưu lại phiếu nhập này chọn nút Lưu phiếu. Nếu bạn nhập các thông tin đầy đủ chương trình sẽ đưa ra câu thông báo như hình 43: Bạn nhấp chuột vào nút Yes nếu bạn muốn lưu xuống, nút No nếu bạn không muốn lưu lại.

Hình 42

Sau khi nhấp chuột vào nút Yes chương trình sẽ đưa ra câu thông báo cập nhật thành công, bạn nhấp chuột vào nút OK.

v Để hủy phiếu đang tạo và tạo phiếu mới chọn nút Làm mới.

v Để in phiếu nhập chọn nút Xem In, check chọn vào ô Lưu và in tự động để chương trình sẽ in phiếu khi bạn bấm nút Lưu phiếu.

v Mọi chi tiết của phiếu nhập sẽ được lưu trữ tại Nghiệp vụ/Mua hàng/Hóa đơn mua hàng, bạn có thể tra cứu và sửa sổ hàng nhập vào. Xem và in báo cáo tại Báo cáo -> Nhật ký mua vào .

v Check chọn ô sử dụng mã vạch nếu công ty bạn có sử dụng máy quét mã vạch để nhập hàng (Menu Hệ Thống -> Cài đặt ban đầu -> Thông tin doanh nghiệp -> Qui định chung). Nhấn nút Cập nhật để lưu lại thông tin.

Hình 43

Chương trình thông báo cập nhật thành công, chọn nút Ok và nhấn nút thoát để thoát form này.

v Sau đó, chọn lại form Nhập xuất hoặc nhấn biểu tượng để chương trình cập nhật lại, form nhập xuất sẽ giống hình 44:

Hình 44

Bạn gõ số lượng hàng ở ô số lượng, nhấp chuột vào ô quét mã vạch và qét các mã vạch của mặt hàng, sau đó nhấn phím Enter để ghi xuống lưới.

Các thao tác tương tự như phần nhập hàng không quét mã vạch.

v Mọi chi tiết của phiếu nhập sẽ được lưu trữ tại Nghiệp vụ/Mua hàng/ Hóa đơn mua hàng, bạn có thể tra cứu và sửa sổ hàng nhập vào. Xem và in báo cáo tại menu Báo cáo -> Thuốc mua vào .

C. Các chứng từ nhập xuất khác

v Nhập hàng thừa: chứng từ này sẽ được ứng dụng khi bạn kiểm tra kho thực tế và thấy số lượng của mặt hàng lớn hơn so với số lượng tồn cuối máy (số lượng lý thuyết). Bạn sẽ tạo phiếu nhập hàng thừa để nhập thêm mặt hàng đó vào để cân bằng giữa máy và thực tế. (Lưu ý: phiếu này sẽ tự động phát sinh khi chúng ta lập bảng lập báo cáo kiểm kê hàng trong kho và đã Điều chỉnh kho ở phần Nghiệp vụ/ Quản lý kho/ Kiểm kho/ Kiểm kho theo kệ.

v Nhập hàng trả lại: khi khách hàng có nhu cầu trả lại các mặt hàng đã mua, chúng ta sẽ lập chứng từ này để nhập hàng lại kho và trả tiền lại cho khách hàng.

Lưu ý: khi này đơn giá nhập phải bằng đơn giá bán ra. (Nếu khách hàng khi mua các mặt hàng này còn thiếu nợ cửa hàng thì khi nhập lại hàng chương trình sẽ tự trừ đi công nợ của người khách đó).

Để lấy chính xác thông tin của khách hàng, mã lô, hạn dùng của biệt dược đã được bán ra, bạn điền thông tin số chứng từ của hóa đơn bán hàng vào ô Số CT như hình dưới và nhấn phím Enter để chương trình liệt kê thông tin chi tiết của phiếu đó. Chọn dòng chứa thông tin biệt dược không cần thiết và nhấn nút Delete để xóa bỏ biệt dược khỏi chứng từ, hoặc sửa đổi trực tiếp số lượng của biệt dược trên lưới. Nhấn nút Lưu để nhập lại hàng vào kho.

Hình 45

Để xem lại thông tin của phiếu này, bạn chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Hóa đơn hàng bán bị trả lại.

v Xuất trả nhà cung cấp: khi công ty có nhu cầu trả lại hàng cho nhà cung cấp, thì số công nợ cần phải thanh toán với nhà cung cấp đó cũng được tính lại.

Các tính năng tương tự như phần nhập hàng trả lại, bạn điền thông tin số chứng từ phiếu nhập của nhà cung cấp mà bạn đã nhập trước đó vào ô Số CT và nhấn phím Enter để chương trình lọc thông tin của phiếu nhập đó. Các thao tác tương tự phần nhập hàng trả lại, bạn tham khảo thêm ở phần này.

] Lưu ý: trong trường hợp bạn đang nhập một phiếu hàng nhưng vì một lý do nào đó phiếu này chưa hoàn tất được. Bạn có thể chọn chức năng lưu tạm cửa chương trình bằng cách:

§ Nhấp chuột phải trên phần chi tiết nhập xuất như hình dưới và chọn dòng chức năng tạm lưu hàng đã ghi.

Hình 46

§ Chọn đường dẫn đến thư mục, đặt tên tại ô File name và nhấn nút Save để lưu lại file này.

Hình 47

§ Khi có nhu cầu lấy lại thông tin phiếu nhập đó, bạn chọn chức năng Đọc lại hàng đã lưu. Chọn đường dẫn đến thư mục đã lưu file chọn file cần mở và nhấn nút Open.

Hình 48

§ Tiếp tục nhập dữ liệu hoặc thay đổi thông tin các mặt hàng trên lưới tại form Nhập xuất. Nhấn nút Lưu phiếu để lưu lại phiếu nhập này.

III. THU TIỀN HÀNG, THU CÔNG NỢ

A. Thu công nợ

Hình 49

Các loại chứng từ liên quan đến thu công nợ có thể nhập trên form này:

Ủy nhiệm thu cho nhân viên.

Nhân viên nộp tiền đã thu.

Nhân viên trả tiền tạm ứng.

Ghi chiết khấu cấn nợ nhà cung cấp.

Thu tiền khác.

Qui trình lập phiếu thu:

1. Chọn ngày nhập phiếu trên ô Ngày nhập.

2. Chọn loại chứng từ cho phù hợp trên ô Loại chứng từ.

3. Chọn Đơn vị thu tiền và Đơn vị chi tiền. Nếu Đơn vị thu tiền hay Đơn vị chi tiền chưa có, bạn nhấp chuột vào biểu tượng để tạo đối tượng thu (chi) tiền mới. Sau khi bạn nhấp chọn chương trình hiện lên Form sau để bạn tạo Đơn vị thu (chi) mới.

Hình 50

Thêm mới đối tượng đó và nhấn nút Cập nhật để lưu vào danh mục.

4. Ghi diễn giải

5. Nếu bạn muốn tạo phiếu thu theo số hoá đơn cụ thể bạn có thể nhập số hoá đơn vào ô Theo số CT. Nếu bạn muốn tạo phiếu thu cho phiếu chứng từ nhập(xuất) nào đó bạn có thể nhấp chuột vào biếu tượng bên cạnh ô Theo số CT. Sau khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng này chương trình hiện lên Form như:

Hình 51

Trên Form này chương trình liệt kê những phiếu nhập hàng, hay xuất hàng của Đơn vị chi.

Nếu chứng từ đó không có trong thời gian mà chương trình mặc định, bạn có thể chọn khoản thời gian khác, sau đó nhấp chuột vào nút Liệt kê chứng từ, chương trình sẽ hiện lên các chứng từ của khách hàng từ ngày bạn chọn đến ngày hiện hành. Nếu bạn tìm được số chứng từ nhập (xuất), bạn nhấp chuột vào nút Chọn chứng từ để chương trình lấy số chứng từ đó tạo phiếu thu.

6. Ghi số tiền, chọn loại tiền trên ô Số tiền và ô Loại tiền.

7. Bấm Enter hay bấm nút Ghi xuống. Lập lại nếu trên một phiếu có nhiều loại tiền hay nhiều khoản thu.

8. Nếu bạn muốn chương trình vừa lưu phiếu vừa in phiếu thu thì bạn nhấp chuột đặt dấu Check vào ô Lưu và in tự động.

9. Bấm Lưu phiếu.

10. Nếu bạn muốn xem trước khi in phiếu thu bạn nhấp chuột vào nút Xem in.

11. Nếu bạn muốn tạo phiếu thu mới bạn nhấp chuột vào nút Tạo mới.

B. Thu tiền của cửa hàng trưởng

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Tiền thu của cửa hàng trưởng để lập phiếu thu công nợ cho cửa hàng trưởng. Các quy trình lập phiếu thu tương tự như phần thu công nợ, bạn tham khảo thêm tại phần này.

IV. TRẢ TIỀN HÀNG, CHI CÔNG NỢ CÁC LOẠI

A. Chi công nợ

Chọn biểu tượng trên thanh công cụ, chương trình mở form như hình dưới:

Hình 52

Các loại chứng từ liên quan đến thu công nợ có thể nhập trên form này:

1. Nhân viên tạm ứng

2. Ủy nhiệm nhân viên trả tiền nhà cung cấp

3. Ghi lương nhân viên

4. Xuất hóa đơn VAT

5. Cửa hàng trưởng thu/chi tiền

Các thao tác lập phiếu chi: chọn Đơn vị thu, Đơn vị chi, số chứng từ, số tiền giống như các thao tác trên Form Thu công nợ.

B. Chi trả nhà cung cấp

Khi nhập hàng vào chương trình bằng form nhập xuất, bạn chọn thông tin nhà cung cấp cho phiếu nhập đó, chương trình lập tức ghi công nợ cho nhà cung cấp đó, chọn menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Trả tiền nhà cung cấp để chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp. Các thao tác tương tự như phần thu công nợ bạn tham khảo thêm ở phần này.

Hình 53

V. CHI PHÍ KINH DOANH

Hình 54

A. Chi từ quỹ tiền mặt

Nhập số CT , và chọn nơi tính phí.

Chọn loại chứng từ phù hợp, có các chứng từ :

Chi phí kinh doanh

Chiết khấu khách hàng được hưởng.

Ủy nhiệm chi cho nhân viên.

Mục khoản chi dùng để chọn các khoản chi phí (được tạo trong danh mục chi phí) phù hợp cho từng chứng từ.

Ghi số tiền, chọn loại tiền trên ô Số tiền và ô Loại tiền.

Bấm Enter hay bấm nút Ghi xuống. Lập lại nếu trên một phiếu có nhiều loại tiền hay nhiều khoản thu.

Nếu bạn muốn chương trình vừa lưu phiếu vừa in phiếu thu thì bạn nhấp chuột đặt dấu Check vào ô Lưu và in tự động.

Bấm Lưu phiếu.

Nếu bạn muốn xem trước khi in phiếu thu bạn nhấp chuột vào nút Xem in.

VI. NGHIỆP VỤ

A. Mua hàng

1 Tra cứu, sửa đổi hóa đơn mua hàng

Chọn menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Hóa đơn mua hàng

Liệt kê các chứng từ nhập hàng ở form nhập xuất và chi tiết mặt hàng của các phiếu nhập. Để xem lại các chứng từ của tháng trước, bạn chọn vào ô Tháng, Năm và nhấn biểu tượng để lọc lại thông tin. Để tìm kiếm số phiếu trong một ngày nào đó, bạn chọn vào ô Ngày, Tháng, Năm và nhấn biểu tượng để lọc các phiếu nhập trong ngày.

Hình 55

Để tìm kiếm một phiếu nhập theo điều kiện nào thì bạn check chọn các ô điều kiện đó và chọn thông tin cần lọc, rồi nhấn nút Tìm kiếm.

Chọn thông tin biệt dược và nhấn nút Thực hiện để lọc các phiếu có chứa thông tin biệt dược đó.

Chọn kho hàng cần lọc để lọc riêng các phiếu nhập của kho hàng đó.

Để sửa đổi thông tin biệt dược hoặc thông tin phiếu, bạn nhấn nút Sửa đổi và thay đổi thông tin cần thiết sau đó nhấn nút Ghi lại để lưu thông tin, hoặc Bỏ qua để quay về lại thông tin ban đầu.

Để xóa bỏ một biệt dược trong phiếu nhập, bạn chọn dòng có chứa biệt dược và nhấn nút Xóa bỏ để xóa biệt dược ra khỏi phiếu nhập này. (lưu ý: muốn xóa một phiếu nhập nào thì bạn phải xóa bỏ thông tin từng biệt dược trong phiếu rồi mới xóa thông tin phiếu nhập đó.)

2 Tra cứu, sửa đổi hàng mua trả lại

Chọn menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Hóa đơn hàng mua trả lại

Tương tự phần tra cứu, sửa đổi hóa đơn mua hàng. Phần này lưu trữ các thông tin phiếu có chứng từ Xuất hàng trả lại nhà cung cấp tại form Nhập xuất. Bạn tham khảo thêm các chức năng tìm kiếm, xóa, sửa đổi thông tin ở phần hóa đơn mua hàng.

Hình 56

3 Trả tiền nhà cung cấp

Chọn menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Trả tiền nhà cung cấp. Phần này anh,chị có thể tham khảo tại mục Trả tiền hàng, chi công nợ các loại/ chi trả nhà cung cấp.

Hình 57

4 Công nợ nhà cung cấp

Chọn menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Công nợ nhà cung cấp. Phần này bạn có thể tham khảo tại mục menu Công nợ -> Công nợ nhà cung cấp.

Thể hiện công nợ đối với nhà cung cấp. Để xem công nợ của một nhà cung cấp chọn đối tượng nhà cung cấp tại ô Mã QL ở phần Đối tượng cần tính nợ và nhấn nút Tính lại để lọc dữ liệu. Để biết thêm chi tiết công nợ các tháng trước chọn lại ô Ngày tháng.

Nút Công nợ tổng hợp thể hiện công nợ của tất cả các nhóm.

Thẻ công nợ: thể hiện chi tiết các chứng từ công nợ, các khoản tiền đã thanh toán.

Hình 58

Chi tiết phát sinh có: thể hiện chi tiết các phát sinh có trong kỳ. Để nhóm các chi tiết lại theo ý muốn, bạn chọn cột cần nhóm và kéo lên trên, nút Bung ra để liệt kê chi tiết của nhóm.

Hình 59

Chi tiết phát sinh nợ: thể hiện chi tiết các khoản đã trả cho đối tượng đó.

Hình 60

B. Bán hàng

1 Tra cứu, sửa đổi hóa đơn bán hàng

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Hóa đơn bán hàng, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 61

Tất cả các phiếu bán hàng ở form Bán Hàng sau khi lưu trữ sẽ được lưu tại đây. Người dùng có thể xoá bỏ, sửa đổi, In phiếu bán hàng ở đây.

Nút Cập nhật NVKD: dùng để thêm thông tin của nhân viên đã bán hàng và để cập nhật %hoa hồng cho nhân viên này, nếu tại form Bán Hàng bạn quên không chọn thêm NVKD. Chọn thông tin nhân viên, điền % hoa hồng và nhấn nút Thêm mới như hình dưới để thêm thông tin này vào phiếu bán hàng.

Hình 62

Để tìm kiếm chứng từ bán ra, ta sử dụng phần Lọc tìm phiếu theo điều kiện. Check chọn một trong các ô điều kiện, điền thông tin cần tìm, nhấp nút Tìm kiếm để chương trình lọc dữ liệu.

Phần Hiển thị các phiếu có mặt hàng dùng để tìm kiếm các phiếu có chứa mặt hàng cần tìm. Chọn thông tin mặt hàng đó và nhấn nút Thực hiện để trích lọc.

Các mục thông tin thống kê tiền bán hàng và thông tin thống kê số lượng bán là số tiền và số lượng các mặt hàng trên phiếu đang chọn. (hình 63)

Hình 63

Nút In hóa đơn đỏ dùng để in các phiếu bán hàng khi tại form bán hàng nhân viên có check chọn VAT của phiếu đó.(Nếu trường hợp nhân viên bán hàng không check chọn VAT, nhưng có nhu cầu cần in lại hóa đơn này có VAT, thì bạn phải trực tiếp sửa thông tin VAT trên phiếu cần in và in lại hóa đơn đỏ)

Khi chọn nút In hóa đơn đỏ này, chương trình sẽ xuất hiện form như hình 64 dưới, bạn điền thông tin: số seri, số hóa đơn, mã số thuế… và chọn nút Đồng ý để chương trình xuất lệnh in hóa đơn này.

Hình 64

Lưu ý: Các chi tiết hàng bán ra sẽ được lưu trữ tại Nghiệp vụ/Bán hàng/ hóa đơn bán hàng , và chi tiết tiền của phiếu sẽ được chuyển vào Nghiệp vụ/ quản lý quỷ/ sổ tiền cửa hàng trưởng. Do đó, khi có nhu cầu xóa thông tin của một phiếu bán hàng nào đó, bạn phải xóa phiếu trong cả hai mục này. Như vậy công nợ của người cửa hàng trưởng sẽ được tính lại.

2 Tra cứu, sửa đổi chứng từ hàng hóa bị trả lại

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Hóa đơn hàng bị trả lại, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 65

Quy trình sửa đổi, tìm kiếm thuốc tương tự như phần tra cứu, sửa đổi hóa đơn bán hàng bạn có thể tham khảo thêm tại đấy.

3 Danh mục thiết lập ca làm việc

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thiết lập ca làm việc, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 66

Sau khi cập nhật thông tin nhân viên ở danh mục nhân viên, chúng ta tiếp tục phân ca làm việc cho nhân viên đó ở phần Thiết lập ca làm việc.

Form này gồm có hai phần: phần thông tin ca làm việc và phần thông tin nhân viên ở ca lam việc đó.

Chọn nút Thêm mới để thêm ca làm việc. Điền đầy đủ thông tin của ca làm việc mới và nhấn nút Cập nhật để thêm ca làm việc mới này vào chương trình.

Hình 67

Chọn ca làm việc và nhấn nút Phân ca để phân bổ nhân viên cho ca làm việc đó. Chương trình xuất hiện form như hình 68.

Hình 68

Check chọn vào ô trống ở cột Chọn nhân viên để phân ca của nhân viên cần phân ca và nhấn nút Phân ca để phân ca làm việc cho nhân viên đó.

Nếu có nhu cầu chuyển đổi nhân viên từ ca này sang ca khác, bạn chọn nhân viên và chọn ô chuyển nhân viên đang chọn sang ca làm việc để chọn ca chuyển nhân viên này đến.

Chọn nhân viên và nhấn nút Xóa nhân viên khỏi ca để xóa bỏ nhân viên này khỏi ca làm việc.

4 Thiết lập nhóm giá bán

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thiết lập ca nhóm giá bán, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 69

Được dùng để áp dụng giá ưu đãi một số mặt hàng cho một nhóm khách hàng sẽ được giảm giá.

Bạn chọn khách hàng sẽ được giảm giá, chọn nút Thêm mới ở form bên phải để thêm các mặt hàng mà người đó sẽ được giảm. (hình 70)

Hình 70

Check chọn ô chọn hàng theo mã hàng và chọn thông tin nhóm hàng, mã hàng để lựa chọn mặt hàng sẽ bán ưu đãi cho nhóm khách hàng đó.

Sau khi chọn các mặt hàng, bạn điền thông tin giá giảm vào ô Đơn giá và chọn nút Cập nhật để đưa thông tin vào danh mục. Chương trình xuất hiện thông báo :

Hình 71

Chọn Yes nếu bạn đồng ý, nếu tiếp tục cập nhật tiếp cho các mặt hàng khác thì bạn chọn Yes, hoặc chọn No để thoát khỏi form này.

Hình 72

Khi cần sửa đổi thông tin của mặt hàng bạn nhấn nút Sửa đổi, nhấp đôi chuột vào ô cần sửa . Chọn nút Ghi lại để cập nhật lại thông tin, nút Bỏ qua để bỏ qua phần sửa đổi này.

Để áp dụng giá bán khác cho các mặt hàng đang được giảm giá này trong một giai đoạn.

Hình 73

Chọn mặt hàng sẽ áp dụng cho giá khác, chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc áp dụng. Chương trình mặc định Ngày BĐ áp dụng là ngày hiện hành và Ngày KT áp dụng cách 15 ngày.

Nhập giá ưu đãi áp dụng, và nhấn vào biểu tượng để ghi xuống lưới.

Chọn nút Cập nhật để lưu thông tin này vào danh mục.

Chọn biểu tượng nếu bạn muốn xuất danh mục này ra file Excel.

5 Định mức chiết khấu

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Định mức chiết khấu, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 74

Khi có nhu cầu thay đổi thông tin phần trăm chiết khấu tối đa và tiền chiết khấu tối đa của một số biệt dược, bạn check chọn các ô tương ứng, điền thông tin cần tìm của biệt dược và nhấn nút Tìm kiếm để chương trình lọc các biệt dược theo điều kiện đó.

Nhấn nút Sửa đổi và thay đổi thông tin phần trăm chiết khấu tối đa và tiền chiết khấu tối đa cho các biệt dược tại các cột tương ứng.

Sau khi sửa đổi chọn nút Ghi lại để lưu lại thông tin, hoặc nút Bỏ qua để quay lại thông tin ban đầu.

6 Ngưng bán thuốc theo lô

Chọn menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Ngưng bán thuốc theo lô, chương trình mở form như hình dưới.

Hình 75

Trong trường hợp lô hàng có chỉ định ngưng bán, người quản lý chương trình tổng phải khai báo tại đây để chương trình bán hàng không cho phép xuất biệt dược theo lô đó để bán.

Chọn thông tin lô hàng cần khai báo, ngày quyết định, check chọn thông tin biệt dược tại ô Ngưng bán của biệt dược đó trong phần Danh sách biệt dược bình thường (vẫn được phép bán) theo lô đã chọn trên, điền lý do và nhấn nút Ngưng bán.

Thông tin biệt dược ngưng bán sẽ được đưa lên phần Danh sách biệt dược đã ngưng bán theo lô đã chọn trên. Nếu biệt dược trong lô đó được phép bán trở lại, bạn check chọn vào ô Cho phép bán trở lại của biệt dược đó và nhấn nút Cho phép bán trở lại.

C. Quản lý kho

1 Vị trí lưu kho

a) Danh mục kệ xếp thuốc

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Vị trí lưu kho -> Danh mục kệ xếp thuốc.

Hình 76

Nhấn nút Thêm kệ để thêm thông tin các kệ thuốc có trong cửa hàng để xếp thuốc.

Hình 77

Chương trình mở form như hình trên, bạn điền thông tin Mã kệ, tên kệ và nhấn nút Cập nhật để lưu thông tin vào danh mục. Tiếp tục thao tác trên để thêm tiếp thông tin các kệ khác, nhấn nút Thoát để đóng form này lại. (lưu ý: Mã kệ không được gõ tiếng Việt)

b) Danh mục kệ lắp trong từng kho

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Vị trí lưu kho -> Danh mục kệ lắp trong từng kho.

Hình 78

Chọn kho, cửa hàng cần khai báo và nhấn nút Thêm kệ ở form bên phải để thêm thông tin kệ thuốc vào cho kho, cửa hàng đó.

Hình 79

Check vào ô chọn của kệ cần thêm cho cửa hàng và nhấn nút Chọn để đưa thông tin kệ này vào cửa hàng.

c) Khai báo thuốc trên kệ

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Vị trí lưu kho -> Khai báo thuốc trên kệ.

Hình 80

Chọn kho thuốc, kệ thuốc, nhóm thuốc, tên thuốc tại các ô tương ứng và chấp biểu tượng để đưa thông tin thuốc này vào phần Các mặt hàng sẽ thêm vào kệ. Tiếp tục thao tác chọn thuốc cho kho và kệ đó, sau đó nhấn nút Lưu lại để ghi lại thông tin này.

Để xóa bỏ thuốc ra khỏi kệ, bạn chọn kệ và dòng có chứa thông tin thuốc bên phần các mặt hàng thuốc đã có sẵn thong kệ đang chọn rồi nhấn nút Xóa bỏ.

Nút Xuất Excel dùng để xuất thông tin ra file Excel. Chọn đường dẫn để chứa file Excel và đặt tên lưu lại file này.

Nút Hiện hết các kệ dùng để hiện hết thông tin các mặt hàng thuốc trong các kê đã khai báo.

d) Danh sách thuốc trong kệ

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Vị trí lưu kho -> Danh sách thuốc trong kệ.

Hình 81

Chọn thông tin mã kho, mã kệ, nhóm thuốc và nhấn nút Liệt kê để chương trình thể hiện thông tin các mặt hàng thuốc có trong kho kệ đó.

2 Kiểm kho

a) Kiểm kho theo kệ

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Kiểm kho -> Kiểm kho theo kệ.

Hình 82

Chọn kho hàng, kệ thuốc, theo đơn vị chuẩn và nhấn nút Liệt kê để chương trình thể hiện các loại thuốc có trong kệ. Sau khi kiểm tra số lượng thực tế của biệt dược theo lô thuốc, nếu có sự chênh lệch giữa thực tế với trên máy về số lượng và tình trạng. Bạn chọn dòng thông tin lô hàng cần điều chỉnh ở form chi tiết và nhấn nút Điều chỉnh kho.

Điền thông tin số lượng tồn thực tế, tình trạng của biệt dược đó vào form Điều chỉnh. Nếu có thông tin lô hàng của biệt dược mà chưa được nhập vào chương trình nhưng hiện có ở kho, bạn nhấp chuột vào ô Thêm lô mới điền thông tin lô đó, ngày sản xuất,… cho biệt dược đó.

Nhấn nút Lưu lại để lưu lại thông tin và điều chỉnh kho này cho đúng với thực tế.

b) Kiểm kho theo hàng bán bán ra

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Kiểm kho -> Kiểm kho theo theo hàng bán ra.

Chọn thời gian kiểm kho, kho hàng, nhóm hàng và nhấn nút Tính tồn kho để lọc dữ liệu các mặt hàng được bán trong thời điểm đang chọn.

Hình 83

Khi có nhu cầu điều chỉnh kho cho biệt dược nào, bạn chọn dòng có chứa thông tin lô hàng của biệt dược tại form bên trái và nhấn nút Điều chỉnh kho.

Nhấn nút Lưu lại để lưu lại thông tin và điều chỉnh kho này cho đúng với thực tế.

c) Tra cứu, sửa đổi điều chỉnh kho

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Kiểm kho -> Tra cứu, sửa đổi điều chỉnh kho.

Chọn thời gian, kho thuốc và ngày điểu chỉnh rồi nhấn nút Tính Lại để chương trình lọc dữ liệu theo đúng điều kiện đã chọn.

Nếu có nhu cầu cần sửa đổi thông tin thì bạn chọn dòng chứng từ đó và nhấn nút Sửa đổi, thay đổi thông tin cần thiết và nhấn nút Ghi lại để cập nhập lại thông tin cho chương trình.

d) Báo cáo điều chỉnh kho

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Kiểm kho -> Báo cáo điểu chỉnh kho.

Chọn thời gian, kho, ngày điều chỉnh và nhấn nút Tính Lại để xem báo cáo thông tin các lần điều chỉnh kho trong khoảng thời gian đó.

Hình 84

Nút Xem in chênh lệch dùng để in báo cáo chi tiết các mặt hàng chênh lệch của lần điều chỉnh kho đang chọn.

Hình 85

3 Thẻ kho

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Thẻ kho

Hình 86

Chọn kho cần báo cáo: Bạn chọn trên phần danh sách kho thuốc trong mỗi hiệu thuốc bên phải màn hình, check chọn kho cần xem báo cáo.

Chọn giai đoạn báo cáo: Bạn chọn trong hai ô Từ ngày, Đến ngày. Nếu bạn không chọn thì hệ thống mặc định là từ ngày đầu tháng đến ngày hiện hành.

Chọn mã thuốc cần xem thông tin trong thẻ kho tại ô Mã thuốc (lưu ý: Nếu tại phần thông tin doanh nghiệp, bạn chọn quy định dữ liệu theo tên thì tại ô Mã thuốc này bạn có thể gõ trực tiếp tên thuốc vào)

Chọn nút Tính tồn kho để hệ thống cập nhật lại thông tin và đưa ra dữ liệu chính xác nhất.

Chọn nút Xem in để xuất ra báo cáo Thẻ kho trong giai đoạn vừa chọn.

Tab Chi tiết nhập xuất: Form này cho bạn biết chi tiết nhập xuất trong khoảng thời gian đã chọn.

Hình 87

4 Tồn kho theo kệ

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Tồn kho theo kệ.

Hình 88

Chọn thời gian, kho thuốc, kệ thuốc và nhấn nút Liệt kê để xem báo cáo các mặt hàng thuốc còn trong kệ.

Nút Xem in dùng để in báo cáo, nút Xuất Excel dùng để xuất thông tin trên lưới ra file Excel.

5 Tồn kho theo lô

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Tồn kho theo lô.

Hình 89

Chọn kho hàng, mã lô cần báo cáo… và nhấn nút Tính tồn để chương trình xuất dữ liệu theo các điều kiện đó.

6 Tồn kho theo mã thuốc

Chọn menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Tồn kho theo mã thuốc.

Hình 90

Chọn mã thuốc, thời gian cần tra cứu tồn kho và nhấn nút Thực hiện xem thông tin.

Nhấn nút Xem chi tiết để xem thông tin tồn chi tiết về lô, hạn dụng… của mặt hàng thuốc đang chọn.

7 Hàng tồn kho chi tiết

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Hàng tồn kho chi tiết

Form này có chức năng báo cáo, liệt kê số lượng hiện còn của các mặt hàng còn trong kho và số luợng hiện còn của từng mặt hàng theo nhóm hàng, từ đó giúp cho người quản lý giám sát được lượng hàng tồn của từng mặt hàng.

Quy trình tính tồn kho

Chọn kho hàng: chọn kho hàng trên phần Danh sách kho thuốc trong mỗi hiệu thuốc.

Chọn nhóm hàng: chọn nhóm hàng trên ô Nhóm thuốc và chọn thời gian cần xem tồn kho.

Chọn nút Tính tồn kho để xem các mặt hàng còn tồn.(lưu ý: khi chọn nút Tính tồn kho chương trình có 2 tính năng để tính tồn là : tính tồn kho tổng hợp và tính tồn kho theo lô, hạn dùng. Tùy vào nhu cầu cần xem thông tin nào và bạn sẽ chọn theo tính năng đó.)

Hình 91

Để xem hàng tồn của tất cả các kho thì chọn nút Tất cả các kho bảng tính sẽ liệt kê lượng hàng tồn của tất cả các kho và lượng hàng tồn của từng kho cụ thể.

Sau đó chọn nút xem in để in ra báo cáo lượng hàng tồn trong kho.

8 Hàng tồn kho tổng hợp

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Hàng tồn kho tổng hợp

Hình 92

Chọn tính đến ngày trên ô Hết ngày.

Chọn nút Chọn kho thuốc để chọn kho tính tồn. Chương trình xuất form chọn cửa hàng để tính.

Hình 93

Check chọn cửa hàng cần tính và nhấn nút Chọn để chương trình lọc dữ liệu.

Nếu bạn muốn mặc định một cửa hàng nào đó để tính tồn, thì check chọn cửa hàng hoặc kho đó và nhấn nút Lưu.

Chọn nhóm hàng cần tính trên ô Nhóm thuốc.

Sau khi chọn các điều kiện tính tồn chương trình sẽ liệt kê số lượng tồn tổng hợp và tồn trong từng kho hàng như hình trên.

Nếu bạn muốn lọc theo tên thuốc, bạn chọn thông tin tại ô Tên thuốc.

Ngoài ra ta còn có thể lọc trên lưới bằng cách gõ thông tin cần lọc vào các ô trống ở dưới các cột, bên cạnh đó bạn cũng có thể lọc theo nhóm hàng dựa vào ô Nhóm hàng và lọc theo mã hàng dựa vào ô Lọc theo mã hàng, sau khi bạn nhập mã hàng thì bạn nhấn phím Enter chương trình sẽ lọc theo mặt hàng bạn vừa gõ.

Để xuất báo cáo theo cột nào thì bạn Click chuột vào tiêu đề trên lưới (tên cột trên lưới), giữ chuột và kéo cột đó lên, sau đó chọn nút Bung ra.

Để xem chi tiết nhập xuất của mặt hàng nào thì ta nhấp chọn trên lưới và chọn nút Xem chi tiết tồn để xem chi tiết quá trình nhập xuất của mặt hàng đó. Khi bạn nhấp chuột vào nút Xem chi tiết chương trình hiện lên Form như hình 94.

Hình 94

Chọn kho hàng cần xem, và nhấn nút Chọn thì chương trình sẽ xuất form theo dõi nhập xuất cửa mặt hàng tại kho mà bạn đang chọn.

Hình 95

Bấm nút Chi tiết nhập xuất hoặc click phải chuột và chọn dòng Theo dõi nhập xuất tổng thể thì chương trình sẽ hiện lên chi tiết xuất nhập của mặt hàng mà bạn chọn.

Hình 96

Chọn nút Xem in để in báo cáo, nếu bạn muốn in giấy in ngang bạn nhấp chuột vào ô Giấy A4 in ngang, ngược lại nếu bạn muốn in dọc thì bỏ dấu check trong ô đó ra.

Nếu bạn muốn xuất các thông tin hàng tồn trên lưới ra File Excel, bạn nhấp chuột vào nút Xuất Excel chương trình hiện lên Form như hình 97. Đặt tên cho file excel tại ô File nam và nhấn nút Save để lưu file này lại.

Hình 97

9 Nhập xuất tồn

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Nhập xuất tồn

Hình 98

Qui trình lập báo cáo:

Chọn giai đoạn ngày tháng mà bạn cần tính trên hai ô Từ ngày, Đến ngày.

Chọn kho hàng hay cửa hàng cần tính nhập xuất tồn trên phần Danh sách kho thuốc trong mỗi hiệu thuốc.

Chọn nhóm hàng cần tính trên ô Nhóm thuốc (chương trình mặc định là tất cả các nhóm thuốc).

Bấm nút Tính tồn kho chương trình xuất dữ liệu theo điền kiện đã chọn.(lưu ý: khi chọn nút Tính tồn kho chương trình có 2 tính năng để tính tồn là : tính tồn kho tổng hợp và tính tồn kho theo lô, hạn dùng. Tùy vào nhu cầu cần xem thông tin nào và bạn sẽ chọn theo tính năng đó.)

Nếu bạn muốn nhóm các thông tin mặt hàng trên lưới theo một cột nào đó, bạn nhấp chuột vào cột cần nhóm và kéo cột đó lên. Sau đó bạn nhấp chuột vào nút Bung ra để xem chi tiết các thông tin sau khi nhóm lại.

Chọn 1 dòng hàng xác định và bấm nút Xem chi tiết số lô để xem chi tiết tồn kho theo lô của mặt hàng thuốc đang chọn như hình dưới.

Hình 99

Bấm nút Chi tiêt nhập xuất hoặc click phải chuột và chọn dòng Theo dõi nhập xuất của mặt hàng này thì chương trình sẽ hiện lên chi tiết xuất nhập của mặt hàng mà bạn chọn.

Hình 100

Nếu bạn muốn in báo cáo, bạn nhấp chuột vào nút Xem in.

Nếu bạn muốn xuất các thông tin hàng tồn trên lưới ra File Excel, bạn nhấp chuột vào nút Xuất Excel.

D. Số tồn đầu của các kho thuốc

Tính lại tồn đầu các kho

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Tính lại tồn đầu các kho.

Sau khi kiểm kê kho và nhập số lượng kiểm kê kho thực tế vào cột tồn kiểm kê, bạn chọn chức năng tính lại tồn kho đầu tháng để chương trình cân đối lại số lượng hàng trùng khớp với lượng hàng trong kho.

Hình 101

Khi chọn nút Thực hiện chương trình xuất hiện thông báo như hình 102:

Hình 102

Nếu đồng ý bạn chọn nút Yes để chương trình cập nhật lại.

Sau khi tính lại tồn kho thành công chương trình xuất thông báo:

Hình 103

Nhấn Ok và tiếp tục chọn tính tồn cho từng kho:

Hình 104

Nếu đồng ý tính tồn cho từng kho bạn nhấn nút Yes và ngược lại nhấn nút No.

Chương trình xuất thông báo tính thành công và nhấn nút Thoát để đóng form này.

E. Quản lý quỹ

1 Tra cứu, sửa đổi chứng từ tiền công nợ đã thu

Các chi tiết phiếu thu công nợ ở form Thu công nợ được lưu trữ tại đây(Chọn Menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> sổ thu) bạn có thể sữa đổi hoặc xóa bỏ các phiếu khi có nhu cầu. Các phiếu sẽ được liệt kê theo tháng, nếu bạn muốn xem chi tiết các phiếu ở tháng khác thì chọn vào ô Tháng, Năm và chọn biểu tượng để cập nhật lại thông tin.

Hình 105

Phần Thống kê: liệt kê tổng tiền của phiếu chứng từ và tổng thành tiền của các phiếu trong tháng.

Để sửa đổi thông tin của chứng từ, chọn chứng từ đó nhấn nút Sửa đổi. và thay đổi thông tin, sau đó chọn nút Ghi lại để cập nhật lại thông tin này.

Để xóa bỏ chứng từ tiền, chọn chứng từ và nhấn nút Xóa bỏ.

Nút Xem in dùng để in ra phiếu thu đang được chọn.

Để tìm kiếm phiếu chứng từ một cách nhanh chóng, bạn điền thông tin cần tìm ở form bên trái màn hình và nhấn nút Tìm kiếm. Chương trình xuất dữ liệu theo điều kiện đó.

2 Tra cứu, sửa đổi tiền công nợ đã chi

Liệt kê chi tiết các phiếu chi trong tháng đã ghi lại tại form Chi công nợ . Chọn Menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Sổ chi. Các chức năng tương tự phần sổ thu bạn tham khảo thêm tại đây.

Hình 106

3 Tra cứu, sửa đổi chứng từ tiền, chi phí kinh doanh đã ghi

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Sổ chi phí. Thể hiện chi tiết các phiếu chi trong form Chi phi kinh doanh . Các nút chức năng tương tự như phần Tra cứu, sửa đổi tiền công nợ đã thu, bạn có thể tham khảo các nút chức năng tại đây.

Hình 107

4 Sổ tiền cửa hàng trưởng

Hình 108

Chọn Menu Nghiệp vụ -> Quản lý kho -> Sổ tiền cửa hàng trưởng.

Các khoản tiền khi xuất phiếu bán hàng thu tiền mặt (bán ở form bán lẻ và chọn chứng từ xuất bán tiền mặt ở form bán hàng chung) chưa được cập nhật vào Sổ thu mà sẽ được ghi vào đây. Và sẽ ghi vào công nợ của người cửa hàng trưởng đó.

Sau khi cửa hàng trưởng nộp tiền mặt bán hàng về tổng công ty. Bạn sẽ tạo phiếu thu tại menu Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Thu tiền khách hàng và chọn đơn vị chi là cửa hàng trưởng để xác nhận tiền của cửa hàng trưởng và trừ đi công nợ của họ.

Các nút chức năng tương tự như phần Tra cứu, sửa đổi tiền công nợ đã thu, bạn có thể tham khảo các nút chức năng tại đây.

VII. CÔNG NỢ

A. Công nợ nhà cung cấp

Chọn menu Công nợ -> Công nợ nhà cung cấp. Phần này bạn có thể tham khảo tại mục menu Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Công nợ nhà cung cấp.

Nút Công nợ tổng hợp thể hiện công nợ của tất cả các nhóm.

Thẻ công nợ: thể hiện chi tiết các chứng từ công nợ, các khoản tiền đã thanh toán.

Hình 109

Hình 110

Chi tiết phát sinh nợ: thể hiện chi tiết các khoản đã trả cho đối tượng đó.

Hình 111

B. Công nợ nhân viên

Chọn menu Công nợ -> Công nợ nhân viên. Thể hiện các khoản công nợ của nhân viên (như tạm ứng, ủy nhiệm thu chi..). Các chức năng tương tự phần công nợ nhà cung cấp, bạn hãy tham khảo thêm tại đó.

Hình 112

C. Công nợ cửa hàng trưởng

Chọn menu Công nợ -> Công nợ cửa hàng trưởng. Các khoản tiền khi xuất phiếu bán hàng thu tiền mặt (bán ở form bán lẻ và chọn chứng từ xuất bán tiền mặt ở form bán hàng chung) chưa được cập nhật vào Sổ thu mà sẽ được ghi vào đây. Và sẽ ghi vào công nợ của người cửa hàng trưởng đó.

Hình 113

Chọn thời gian, thông tin cửa hàng trưởng tại ô chọn đối tượng cần tính nợ và nhấn nút Tính lại để xem công nợ của cửa hàng trưởng.

D. Tính Số dư đầu kỳ của các đối tượng

Chọn menu Công nợ -> Số dư đầu kỳ của các đối tượng. Dùng để tính lại số dư đầu kỳ cho các đối tượng.

Chọn tháng năm cần tính và nhấn nút Thực hiện để chương trình tính lại số dư đầu kỳ cho các đối tượng.

Hình 114

Nếu bạn chọn tháng năm nhỏ hơn hoặc bằng tháng năm hiện hành thì chương trình sẽ xuất thông báo lỗi.

Hình 115

Để xem số dư đầu kỳ các đối tượng, bạn chọn menu Hệ thống -> Cài đặt ban đầu -> Số dư các đối tượng.

VIII. BÁO CÁO HÀNG HÓA

A. Báo cáo thuốc mua vào

Chọn menu Báo cáo -> Thuốc mua vào. Chọn điều kiện để chương trình liệt kê chi tiết các chứng từ nhập hàng theo Hàng mua vào.

Hình 116

Nút Cài đặt dùng để bạn chọn các cột mà bạn muốn thể hiện trong phần báo cáo.

Bạn nhấp đôi chuột vào ô trống trên đầu các cột và điền thông tin cần tìm để chương trình lọc theo điều kiện đó.

Ô Ghi chú báo cáo dùng để bạn điền thêm thông tin cho phần tiêu đề của báo cáo.

Ô Tổng cộng phía dưới báo tổng thành tiền của các phiếu ở trên lưới.

Nút In báo cáo dùng để in báo cáo nhập hàng này như hình 117

Hình 117

- Báo cáo hàng xuất trả nhà cung cấp:

Hình 118

B. Báo cáo thuốc bán ra

1 Thuốc bán ra theo kỳ

Chọn thời gian báo cáo, check chọn ca làm việc, trưởng ca, người bán và nhấn nút Tính lại để chương trình thực hiện. các chức năng khác tương tự phần báo cáo hàng mua vào.

Hình 119

Ô Tổng cộng phía dưới báo tổng thành tiền của các phiếu ở trên lưới.

2 Báo cáo khác

a) Báo cáo hàng bán ra theo ngày

Hình 120

Chọn ngày tháng cần xem và nhấn nút Tính lại để chương trình xuất thông tin hàng bán theo ngày đó.

Các Tab Hàng bán, tiền thu, tiền chi, riêng thu công nợ: lần lượt thể hiện thông tin hàng hóa bán trong ngày, các khoản tiền thu chi và khoản thu riêng công nợ của khách hàng( cửa hàng trưởng).

b) Báo cáo hàng bán theo hiệu thuốc

Hình 121

Chọn mốc thời gian cần xem báo cáo,và check chọn thông tin người bán hàng, nhấn nút Xem in. Chương trình xuất bảng báo cáo hàng bán theo giai đoạn:

Hình 122

Chọn biểu tượng nếu bạn muốn in bảng báo cáo này.

C. Nhật ký chiết khấu bán hàng

Hình 123

Chọn mốc thời gian cần xem và nhấn nút Lấy dữ liệu, chương trình sẽ lọc thông tin các lần thay đổi mức chiết khấu của các biệt dược trong giai đoạn đó.

Nhấp đôi chuột vào ô trống trên đầu cột và điền thông tin để lọc dữ liệu.

Khi cần nhóm báo cáo theo một cột nào đó, bạn chọn cột đó rồi kéo lên trên, chọn nút Bung ra để xem chi tiết các phiếu.

Nút Xem in dùng để in báo cáo.

IX. BÁO CÁO TIỀN MẶT

A. Báo cáo nhật ký thu

Hình 124

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo tiền -> Nhật ký thu.

Khi vừa hiện lên chương trình mặt định là báo cáo tiền mặt thu từ đầu tháng đến ngày hiện hành.

Nếu bạn muốn xem trong nhiều tháng, một giai đoạn hoặc xem tháng khác thì bạn nhấp chuột chọn trong hai ô Từ ngày, Đến ngày, sau đó bạn nhấp chuột vào nút Tính lại chương trình sẽ thể hiện các số chứng từ cũng như số tiền đã thu trong khoảng thời gian bạn chọn.

Các chức năng còn lại bạn có thể tham khảo thêm ở phần trên.

B. Báo cáo nhật ký chi

Hình 125

Tương tự như phần báo cáo tiền thu, thể hiện báo cáo các phiếu chi trong một giai đoạn.

C. Theo dõi sổ tiền

Hình 126

Theo dõi sổ tiền trong một giai đoạn qua Quỹ tiền mặt và qua Ngân hàng.

Chọn thời gian, đối tượng và nhấn nút Thực hiện để chương trình lọc dữ liệu.

D. Báo cáo tiền mặt còn trong quỹ

Hình 127

Thể hiện thông tin tiền mặt trong quỹ, gồm nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, phát sinh có… Các chứng năng tương tự như phần Báo cáo nhật ký thu, chi bạn có thể tham khảo tại các form này.

E. Báo cáo chi phí kinh doanh

Thể hiện các khoản chi phí trong phần chi phí kinh doanh. Các chức năng tương tự như phần Báo cáo nhật ký thu, chi bạn có thể tham khảo tại các form này.

Hình 128

X. BÁO CÁO THUỐC THEO TIÊU CHÍ

A. Thuốc bán ra theo toa bác sỹ

Hình 129

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo thuốc theo tiêu chí -> Thuốc bán ra theo toa bác sỹ.

Chọn thời gian cần xem tại các ô từ ngày, đến ngày, chọn thông tin bác sỹ cần xem tại ô Bác sỹ và nhấn nút Thống kê doanh số bác sỹ.

Chương trình sẽ thể hiện thông tin các phiếu bán hàng có toa thuốc do bác sỹ đang chọn.

B. Thuốc quá hạn sử dụng

Hình 130

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo thuốc theo tiêu chí -> Thuốc quá hạn sử dụng.

Thể hiện thông tin các biệt dược đã hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng.

Chọn thời gian tại ô Tính đến ngày và nhấn nút Tính lại để chương trình lọc thông tin của các biệt dược.

Khi cần nhóm báo cáo theo một cột nào đó, bạn chọn cột đó rồi kéo lên trên, chọn nút Bung ra để xem chi tiết các phiếu.

Nhấp đôi chuột vào ô trống trên đầu cột và điền thông tin để lọc dữ liệu.

Nút Xem in dùng để xem và in ra bảng báo cáo nguồn gốc biệt dược theo giai đoạn.

Ô chú thích để bạn điền thêm thông tin cần chú thích dưới tiêu đề của bảng báo cáo.

C. Thuốc trả lại của khách hàng

Hình 131

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo thuốc theo tiêu chí -> Thuốc trả lại của khách hàng.

Thể hiện thông tin các biệt dược được trả lại bởi khách hàng trong một giai đoạn.

Chọn thời gian và nhấn nút Thực hiện để chương trình lấy thông tin.

Khi cần nhóm báo cáo theo một cột nào đó, bạn chọn cột đó rồi kéo lên trên, chọn nút Bung ra để xem chi tiết các phiếu.

Nhấp đôi chuột vào ô trống trên đầu cột và điền thông tin để lọc dữ liệu.

Nút Xem in dùng để xem và in ra bảng báo cáo nguồn gốc biệt dược theo giai đoạn.

Ô chú thích để bạn điền thêm thông tin cần chú thích dưới tiêu đề của bảng báo cáo.

Nhấn biểu tượng nếu bạn muốn xuất dữ liệu này ra file Excel.

D. Báo cáo hạch toán kết quả kinh doanh

Hình 132

Chọn menu Báo cáo -> Hạch toán kết quả kinh doanh.

Báo cáo nhằm thể hiện các khoản chi phí trong kinh doanh và tính lời lỗ. Chương trình gồm 3 phần: Thu nhập từ bán hàng, các khoản thu nhập khác, và các khoản chi phí.

Chọn thông tin của cửa hàng tại nút Chọn hiệu thuốc và giai đoạn cần tính, nhấn nút Tính lại để chương trình đưa ra dữ liệu chính xác.

Xem chi phí kinh doanh:

Hình 133

XI. BÁO CÁO BÁN HÀNG

A. Báo cáo doanh thu các cửa hàng

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo bán hàng -> Báo cáo doanh doanh thu các cửa hàng.

Hình 134

Thể hiện doanh thu hàng ngày của các cửa hàng theo tháng.

Nhấn nút Chọn cửa hàng và chọn cửa hàng cần xem báo cáo.

Chương trình thể hiện chi tiết các khoản doanh thu từng ngày trong tháng.

B. Thông tin mua hàng của khách

Hình 135

Chọn menu Báo cáo -> Báo cáo bán hàng -> Thông tin mua hàng của khách.

Để tìm kiếm, bạn chọn nhóm khách hàng, thông tin họ tên, điện thoại,… của khách hàng vào và nhấn nút Tìm kiếm.

Nút Lấy hết dùng để liệt kê hết tất cả khách hàng có trong danh mục.

Nút Xóa trống dùng để xóa thông tin trên các ô bạn đã điền thông tin để tìm kiếm.

Để đổi thẻ mới cho khách hàng, bạn điền thông tin Mã KH mới và Mã thẻ mới cho khách hàng đó rồi nhấn nút Đổi thẻ để chương trình cập nhật khách hàng này.

Để xem thông tin chi tiết các lần mua hàng của khách hàng nào đó, bạn chọn dòng thông tin khách hàng đó, nhấn chuột phải và chọn xem Thói quen mua hàng . Chương trình xuất hiện form thông tin của khách hàng cần xem.

Chọn khoảng thời gian để xem thông tin tại các ô từ ngày đến ngày. Để xem tất cả các hóa đơn mua hàng của khách trong giai đoạn đó, bạn chọn nút Hiện hết để lấy dữ liệu.

Để xem chi tiết thông tin toa thuốc của hóa đơn mua hàng nào, bạn chọn hóa đơn đó và nhấn nút Chi tiết để xem thông tin toa thuốc đó.

XII. MENU HỆ THỐNG

Hình 136

A. Quản trị người sử dụng

Chọn menu Hệ thống -> Người dùng. Người dùng mặc định của chương trình là sa. Sau khi đã tạo nhân viên tại danh mục nhân viên và phân ca làm việc cho họ. Các thông tin nhân viên đó sẽ được đưa vào phân quyền để sử dụng phần mềm bán hàng.

Hình 137

Trước hết, chọn nhân viên và nhấn nút Tạo Login. Chương trình xuất form thông tin, bạn điền đầy đủ thông tin vào (lưu ý: Tên truy cập không được gõ tiếng Việt có dấu, mật khẩu và viết lại phải giống nhau và không viết hoa).

Hình 138

Chọn nút cập nhật để đưa thông tin này vào chương trình.

Chương trình xuất thông báo:

Hình 139

Chọn Yes nếu bạn đồng ý, ngược lại chọn No.

Sau khi tạo login thành công bạn chọn tên người dùng mới vừa tạo chọn nút Phân Quyền.

Hình 140

Check chọn các quyền sẽ cấp theo nhiệm vụ cho nhân viên đó. (ví dụ: nếu nhân viên đó chỉ phụ trách bán hàng, bạn chọn cửa hàng mà nhân viên đó được quyền bán và phần cập nhật thông tin trong mục Truy xuất dữ liệu/ Danh mục.)

Nhấn nút Cập nhật để lưu thông tin này.

Nút Cấp quyền giống được dùng để cấp quyền cho nhân viên khác một cách nhanh chóng và giống như quyền của người mà bạn chọn.

Hình 141

Vậy khi người dùng mới đăng nhập vào chương trình sẽ dùng thông tin người dùng mới tạo để Đăng Nhập.

Hình 142

B. Tra cứu đối tượng pháp nhân

Dùng để tìm kiếm các đối tượng pháp nhân như: Khách hàng, Nhân viên, Ngân hàng…

Nếu muốn tìm kiếm một người thuộc nhóm đối tượng nào, bạn hãy chọn vào nhóm đó ở phần Lọc theo loại đối tượng rồi điền vào một trong các ô điều kiện lọc, và nhấn nút Tìm kiếm.

Nút Hủy hết: hủy các điều kiện lọc trước để tìm kiếm theo điều kiện khác.

Nút Chọn: dùng để chọn đối tượng vừa tìm được và đưa vào một form khác như: form Bán Hàng, chúng ta có thể dùng form Tìm kiếm này để chọn một khách hàng đã có trong Danh mục khách hàng một cách nhanh chóng.

Nút Thoát: dùng để đóng form này lại.

Nếu không rõ đối tượng đó thuộc nhóm nào, bạn chọn ô Tất cả các loại để tìm kiếm hết tất cả.

Hình 143

C. Đổi mật khẩu

Khi người dùng muốn thay đổi mật khẩu của quyền truy cập này. Nhập lại mật khẩu cũ, gõ mật khẩu mới lần 1, lần 2 giống nhau (lưu ý: không nên sử dụng Caps lock ). Chọn nút Thay đổi để cập nhật lại mật khẩu mới.

Hình 144

D. Mở sổ ghi chứng từ

Chương trình sẽ tự động khóa sổ chứng từ vào cuối mỗi tháng. Do đó, vào đầu mỗi tháng người dùng sẽ mở sổ ghi chứng từ để tiếp tục ghi nhận các chứng từ mới.

Mọi chứng từ chỉ được ghi vô hệ thống trong một giai đoạn thời gian được ấn định bởi chủ doanh nghiệp. Những chứng từ ngoài phạm vi giai đoạn trên sẽ bị khóa và chúng không thể chỉnh sửa ngoại trừ chủ doanh nghiệp hay người được cấp quyền mở sổ ghi chứng từ. Từ chương trình chính của phần mềm muốn vào mục Mở sổ ghi chứng từ bạn chọn như sau:

Bạn chọn mục Hệ thống -> Mở sổ chứng từ.

Sau khi bạn nhấp chuột vào Mở sổ chứng từ theo tháng chương trình phần mềm hiện ra Form như hình 145:

Hình 145

Bạn nhấp chuột chọn ngày mở sổ hoặc có thể theo mặc định của chương trình, sau đó bạn nhấp chuột vào Mở sổ chương trình hiện thông báo như sau, nếu bạn đồng ý với những điều ghi trong thông báo thì nhấp chọn Yes ngược lại nhấp chọn No:

Hình 146

Sau khi Nhấp chọn Yes, trên màn hình sẽ xuất hiện câu thông báo mở sổ thành công như sau

Hình 147

E. Thao tác với dữ liệu

1 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

Chọn menu Hệ thống -> Thao tác với dữ liệu -> Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

Lưu trữ: Chọn nút Chọn thư mục để chọn ổ đĩa hoặc thư mục sẽ chứa dữ liệu. Chương trình sẽ tự động đặt tên theo ngày tháng hiện hành. Chọn nút Lưu trữ để lưu. Sau đó xuất hiện thông báo lưu trữ thành công, chọn Ok

Hình 148

Phục Hồi: Chọn nút Chọn tập tin để chọn dữ liệu cần phục hồi. Chọn nút Phục hồi để phục hồi dữ liệu. Sau đó xuất hiện thông báo phục hồi thành công, chọn Ok

Hình 149

2 Kết chuyển hàng tồn cuối kỳ

Chọn menu Hệ thống -> Thao tác với dữ liệu -> Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

§ Mục đích của qui trình này là giúp bạn kết sổ cuối năm. Khi thực hiện thành công, toàn bộ dữ liệu sẽ xóa khỏi hệ thống và hàng tồn còn trong từng kho, công nợ sẽ được tính lại tồn đầu. Khi chọn kết chuyển chương trình sẽ thông báo sau:

Hình 150

§ Nhấp OK nếu bạn đã thực hiện thao tác lưu trữ như ở trên.

§ Nếu chưa nhấn biểu tượng để thoát.

§ Sau khi đã lưu dữ liệu và mở lại kết chuyển sổ cuối kỳ bạn chọn nút Thực hiện, chương trình sẽ lập tức kết chuyển hàng tồn, số dư đầu kỳ các đối tượng.

F. Khóa tạm thời

v Khi người dùng tạm ngưng không sử dụng phần mềm, và không muốn người khác có thể thay đổi hoặc sử dụng chương trình này. Khi chọn mục này, chương trình sẽ xuất hiện form như hình 151 dưới đây:

Hình 151

Lưu ý: Khóa tạm thời cũng chính là Mật khẩu khi người dùng đăng nhập chương trình. Nếu ban đầu không tạo Mật khẩu thì khóa tạm thời cũng không tồn tại. Người dùng chỉ cần chọn Chấp Nhận để tiếp tục sử dụng phần mềm

G. Cài đặt ban đầu

1 Thông tin doanh nghiệp

Chọn menu Hệ thống -> Cài đặt ban đầu -> Thông tin doanh nghiệp

Thông tin doanh nghiệp: Trong phần thông tin doanh nghiệp có 5 phần: Thông tin doanh nghiệp, Qui định chung, Qui định dữ liệu, Quy định ADSL, Chiết khấu bán hàng.

Hình 152

ØThông tin doanh nghiệp: Trên Tab thông tin doanh nghiệp gồm có:

v Tên công ty: Nhập vào tên công ty của bạn.

v Tên chi nhánh: Nhập vào tên cửa hàng của bạn.

v Thành phố: Nhập vào tỉnh (thành phố).

v Đia chỉ: Nhập vào địa chỉ cửa hàng của bạn.

v Điện thoại: Nhập vào điện thoại của cửa hàng.

v Tên người đại diện: Nhập vào tên trưởng kho.

v Hình logo: Chứa đường dẫn đến file hình Logo của công ty.

v Mức VAT %: Nhập vào mức thuế VAT.

Sau khi bạn nhập đầy đủ các thông tin trên bạn nhấp chuột vào nút Cập nhật để chương trình lưu các thông tin bạn vừa nhập vào hệ thống.

Nút Thoát để thoát khỏi Form.

Lưu ý: Bạn có thể sửa đổi các thông tin trên nếu như kho hàng có sự thay đổi, chẳng hạn như địa chỉ, điện thoại, Logo .... bạn điền các thông tin cần thay đổi như trên và nhấp chuột vào nút cập nhật.

Ø Quy định dữ liệu: gồm có các phần.

Hình 153

§ Quy định số chữ số thập phân: Gồm các quy định về cách định dạng khi thể hiện các số liệu trong chương trình. Chẳng hạn như Tiền tệ, số lượng hàng hoá, đơn giá, tỉ giá.

Các thông số mà bạn khai báo chương trình sẽ tự hiểu và sẽ làm tròn theo số thập phân mà bạn chọn. Chẳng hạn như:

Nếu bạn quy định tiền tệ có 2 chữ số thập phân thì chương trình sẽ luôn lấy làm tròn 2 số:

VD: Số tiền 2,000 thì chương trình sẽ thể hiện là 2,000.00

Tương tự như vậy bạn chọn các số để quy định kiểu thể hiện của số lượng hàng hoá, Đơn giá, Tỉ giá.

§ Xác lập kho ra lẻ thuốc để bán thuốc theo liều.

§ Xác lập kho tổng công ty chính là kho chính của công ty.

§ Điền mật khẩu quản lý chiết khấu để quản lý cho phép sự thay đổi chiết khấu tại form bán hàng.

Sau khi bạn nhập đầy đủ các thông tin trên bạn nhấp chuột vào nút Cập nhật để chương trình lưu các thông tin bạn vừa nhập vào hệ thống.

Nút Thoát để thoát khỏi Form.

ØQuy định sản phẩm:

Chọn các thông tin cần thiết như: thông tin trên mã vạch, qui định in mã vạch, lọc mặt hàng theo tên hoặc theo mã, sử dụng chương trình in tem mã vạch và đường dẫn đến tem in mã vạch… (như hình 154)

Hình 154

Ø Quy định báo cáo:

Điền thông số định dạng cho các báo cáo theo kiểu giấy in dọc, in ngang theo đơn vị inch và nhấn nút Mặc định để quy định cho các báo cáo.

Quy định kiểu báo cáo: Nếu bạn muốn chương trình xuất các báo cáo bằng Report thì bạn nhấp chuột chọn vào ô Báo cáo in ra các cột định sẵn bằng DataReport. Nếu muốn chương trình xuất các báo cáo có dạng lưới thì chọn ô Báo cáo in bằng những cột thấy trên lưới.

Hình 155

Check chọn ô tự động gởi mail cho người quản lý khi có số lượng hàng cần đặt và điền thông tin địa chỉ mail của server, mail của người quản lý để chương trình sẽ tự động gởi mail khi có mặt hàng cần đặt.

Nhấn nút Cập nhật để lưu lại các thông tin vừa khai báo.

Nhấn nút Thoát để đóng form này lại.

Ø Qui định bán hàng:

Check chọn ô F1, F2, F3… tướng với các phím F1, F2, F3 trên bàn phím và điền số phần trăm chiết khấu bán hàng tương ứng cho các phím đó.

Hình 156

Check chọn các ô thông tin cần thiết như máy in thường, in bill, số liên, khổ giấy, phần trăm chiết khấu… nếu bạn đồng ý.

Nhấn nút Cập nhật để lưu lại thông tin này.

Nút Xuất dữ liệu dùng để xuất file dữ liệu chiết khấu mặt hàng cho các cửa hàng chi nhánh.

Bạn có thể chỉnh sửa màu nền, màu chữ cho giao diện bán hàng tại đây.

2 Nạp dữ liệu ban đầu từ Excel

Hình 157

Chương trình hỗ trợ để đưa dữ liệu danh mục ban đầu bằng file Excel. Chọn menu Hệ thống -> Cài đặt ban đầu -> Nạp dữ liệu ban đầu.

Hình 158

Sau đó mở lại chương trình phần mềm, chọn nút để đưa đến thư mục chứa file excel dữ liệu và nhấn nút Nạp để thông tin vào phần mềm.